Você chega no escritório e passa dando aquela espiadinha “sem querer” nas mesas dos associados e percebe que muitos deles estão nas redes sociais, assistindo aquele vídeo de gatinho fofo ou simplesmente fazendo outra coisa, menos é claro, trabalhando. A partir disso, começa a surgir a dúvida sobre como aumentar a produtividade na advocacia.
Sim, é provável que seus associados e colaboradores não atuem de forma muito produtiva e saiba que isso é um problema específico dos escritórios de advocacia. Uma pesquisa realizada pela Workfront, com mais de 600 colaboradores, constatou que os funcionários passam apenas 39% do expediente trabalhando e os outros 61% fazendo outras atividades.
Mas será que eles passam 61% do expediente assistindo vídeo de gatinho? Não, ao menos é o que aponta a pesquisa. Os voluntários entrevistados no estudo revelaram que outras demandas acabam prejudicando o foco no trabalho, como reuniões desnecessárias (21% do tempo), checagem de e-mails (16%) e tarefas administrativas (11%).
A partir do que apresenta a pesquisa, podemos concluir que o próprio escritório pode colocar em prática algumas atitudes que podem auxiliar na produtividade para advogados. Por isso, neste guia, vamos ajudá-lo a encontrar o caminho para o sucesso. Boa leitura!
O que é produtividade?
É comum pensar que produtividade é chegar no escritório e encontrar todos os associados trabalhando rapidamente e sem descanso para ganhar aquela ação tão importante. Podemos pensar também que produtivo é aquele associado que chega cedo no e escritório e é o último a ir embora.
Só que não é por aí. Para Charles Duhigg, que pesquisa os hábitos humanos há mais de 20 anos, a produtividade está relacionada a como utilizamos o nosso tempo.
“É possível passar o dia inteiro ocupado, respondendo e-mails, indo para reuniões, mas nunca fazer nada importante. Então produtividade é mais sobre tomar tempo para pensar ou criar hábitos para definir suas prioridades ao invés de estar ocupado o tempo todo. Frequentemente, as pessoas precisam desacelerar um pouco para serem mais produtivas”, explica a especialista em entrevista à revista Exame.
Quais são os principais desafios de produtividade para advogados?
Cada escritório é diferente, mas as rotinas podem ser muito parecidas entre eles e, por isso, alguns desafios de produtividade podem coincidir. Entre os desafios mais comuns estão:
Gestão financeira
Um dos principais desafios para sócios dos escritórios é desenvolver uma gestão financeira eficiente. Afinal, são advogados e conhecimento sobre finanças não é bem sua área.
Só que a falta de gestão financeira pode impactar diretamente na produtividade da equipe. Salários que atrasam ou participação no lucro que não é paga podem fazer com que a equipe fique desmotivada e tenha um pior desempenho profissional.
Gestão de tempo
Outro desafio para os escritórios é equilibrar as demandas. Escritórios pequenos, por exemplo, podem atender mais clientes do que realmente tem capacidade. Isso faz com que os associados acabem com alta demanda de trabalho e sem tempo para realizar todas as tarefas.
Relacionamento com o cliente
Por fim, temos o maior desafio: manter um bom relacionamento com o cliente. Sabemos que os advogados precisam estudar, lidar com burocracias e papeladas. Isso faz com que haja uma redução de tempo que deveria ser direcionada para desenvolver um bom relacionamento com o cliente.
Leia também: Como captar clientes na advocacia
Dicas para aumentar a produtividade no escritório de advocacia
Vamos compartilhar algumas dicas eficientes que ajudarão os advogados a definir prioridades e, com isso, melhorarem a produtividade.
Tenha um planejamento
Em um dia comum, você precisa ligar para aquele cliente importante, comparecer na audiência, mandar um e-mail para o sócio, enviar os documentos do processo.
Como advogado, você tem diversas tarefas e isso precisa de planejamento. Caso contrário, ele poderá esquecer ou simplesmente dar prioridade para tarefas que não são tão relevantes. Desta forma, desenvolver um planejamento com tudo o que precisa ser feito é o primeiro caminho para a produtividade.
Priorize as suas atividades
A recomendação é desenvolver um planejamento diário ou semanal, dependente de cada caso. O que esse planejamento precisa é de uma agenda ou app que permite ao profissional listar suas tarefas foi ordem de prioridade: urgente, pouco urgente, não urgente.
Diariamente ou semanalmente, como for melhor para cada caso, liste na agenda ou no aplicativo de sua preferência as tarefas que devem ser realizadas a partir da ordem de prioridade. Isso permitirá ter foco no trabalho e aumentar sua produtividade.
Atenção os fluxos de trabalho
Após desenvolver um planejamento, listando todas as tarefas que devem ser realizadas, e ordená-las por grau de urgência, é fundamental seguir o fluxo de trabalho que você estabeleceu. Caso contrário, você simplesmente se perderá no seu planejamento.
Use a tecnologia a seu favor
Atualmente, existem diversos aplicativos, ferramentas e softwares que permitem otimizar seu tempo e trabalho.
Por exemplo: o tempo que você gasta imprimindo e enviando um documento para que o cliente assine, poderia ser reduzido se ele utilizasse um software de assinatura com certificado digital. Esse é apenas um exemplo de como a tecnologia pode beneficiar a otimização de tempo.
Capacite sua equipe
As dicas apresentadas até aqui abordam a atuação individual que o profissional deve colocar em prática para obter produtividade. Para que isso seja colocado em prática por toda a equipe, será necessário capacitá-la para entender a importância e como ser mais produtivo.
Seja objetivo em reuniões
Conforme constatou a pesquisa da Workfront, 21% do tempo dos colaboradores é tomado com reuniões desnecessárias.
Por isso, antes de agendar uma reunião se questione se o que é necessário falar poderia ser dito em um e-mail enviado para toda a equipe.
Além disso, durante a reunião, vá preparado para apresentar as informações de forma objetiva e simples. Tudo isso gerará uma economia de tempo da equipe.
Confira: Como fazer a gestão do seu escritório de advocacia
Quais ferramentas os advogados utilizam para serem mais produtivos?
Após ler o item “use a tecnologia a seu favor” é provável que o leitor tenha ficado curioso sobre quais são as ferramentas que os advogados podem utilizar para aumentar a produtividade. Por isso, aqui listamos algumas delas:
Agendas eletrônicas
As agendas eletrônicas, como Google Agenda, permitem anotar e programar as atividades importantes do dia. Além disso, os apps possibilitam receber alerta no horário exato que cada atividade precisa ser realizada.
Armazenamento em nuvem
Já não é necessário ter uma sala de arquivo gigante para guardar todos os documentos dos clientes. Como uma ferramenta, como Dropbox, o profissional pode guardar todos os documentos na nuvem com segurança e agilidade.
Assinatura de documentos online
Aplicativos de assinatura online permitem que os advogados e seus clientes possam assinar documentos online com agilidade.
Digitalize documentos rapidamente
Com o CamScanner, o advogado pode usar seus dispositivos iOS e Android como scanner para digitalizar documentos de forma rápida.
Comunicação rápida com a equipe
O YAMMER é uma rede social corporativa que possibilita um contato mais eficiente com sua equipe. O app tem recurso de abrir chats, enviar documentos e agendar reuniões.
Como uma contabilidade especializada aumenta a produtividade
Algumas atividades do escritório podem ser terceirizadas para aumentar a produtividade dos sócios. Uma delas, sem dúvida, é a contabilidade.
Ao se tornar parceiro de um contador, os sócios do escritório terão tempo para fazer o que realmente é importante: cuidar de seus clientes. Afinal, o tempo gasto com relatórios contábil, entrega de obrigações acessórias e pagamento de impostos, é alta e exige muita atenção.
Mas se você chegou até aqui e ficou em dúvida sobre o papel da contabilidade para os escritórios de advocacia, recomendamos que leia este artigo.
Confira outros artigos do blog da Ativum:
