A gestão do escritório de advocacia é uma maneira de conduzir o negócio com o objetivo de desenvolver estratégias e avaliar as ações presentes com o objetivo de melhorar processos e os lucros.
O sonho de diversos profissionais ao sair da universidade é abrir o próprio negócio, mas a falta de conhecimento sobre a vida empreendedora pode colocar esse sonho em risco. É que a gestão de escritório de advocacia é fundamental para o crescimento sustentável do negócio, mas poucos profissionais têm conhecimento sobre o tema.
De acordo com especialistas, a falta de uma gestão eficiente põe em risco a sobrevivência de pequenas e médias empresas. De acordo com Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), 24,6% das empresas com mais de dois anos de funcionamento fecham devido a uma má administração.
Os dados apresentados comprovam: se um advogado deseja iniciar sua vida empreendedora, é fundamental que ele entenda como desenvolver uma gestão eficiente. Por isso, neste guia vamos apresentar informações relevantes sobre o tema. Boa leitura!
O que é gestão do escritório de advocacia?
Pode parecer uma dúvida sem importância, mas o conhecimento de qualquer assunto exige o entendimento de conceitos básicos. Eliezer Arantes Costa, autor do livro “Gestão Estratégica”, explica que gestão é diferente de planejamento estratégico.
“[…] A moderna gestão é uma forma de acrescentar novos elementos de reflexão e ação sistemática e continuada, conduzida e suportada pelos administradores da organização, a fim de avaliar a situação, elaborar projetos de mudança estratégica e acompanhar e gerenciar os passos de implementação”, explica o autor.
De forma simples, a partir da explicação do autor, podemos dizer que a gestão do escritório de advocacia é uma maneira de conduzir o negócio com o objetivo de desenvolver estratégias e avaliar as ações presentes com o objetivo de melhorar processos e, como consequência, os lucros.
Qual a importância de uma boa gestão da advocacia?
Sabemos que conciliar empreendedorismo e direito é um desafio para quem tem um escritório. Acontece que a falta de uma gestão eficiente, como aponta a pesquisa do Sebrae, pode levar um negócio à falência.
Por isso, é essencial que o advogado entenda o motivo pela qual deve investir em uma boa gestão e, por isso, separamos algumas vantagens:
Modernização
Os avanços tecnológicos se espalharam por todas as áreas da sociedade e na advocacia não é diferente. A modernização do escritório, certamente, é um dos pontos relevantes que uma boa gestão estará atenta.
Aperfeiçoar processos
Muitos processos manuais ou repletos de burocracia, que são ainda colocados em prática em diversos escritórios, já não fazem mais sentido, principalmente, quando temos uma infinidade de softwares disponíveis. Este é um ponto que uma gestão certamente levará em consideração.
Satisfação do cliente
As mudanças colocadas em prática, de forma estratégica, tem um potencial de impactar de forma positiva o cliente do escritório. Por isso, podemos dizer que a gestão tem a vantagem de aumentar a satisfação do cliente.
Redução de custos
Como mencionamos, a gestão tem como papel melhorar os processos e isso significa fazer uma avaliação minuciosa de gastos e investimentos. Como resultado, é possível conquistar uma redução de custos significativa.
Quais são os pilares da gestão do escritório de advocacia?
Antes de abordar a prática efetiva, achamos que os advogados devem entender alguns pilares que não devem ser negligenciados em uma gestão para que ela possa, realmente, ser de qualidade. Confira:
Missão, visão e valores
Antes de entender o que se deve fazer, um gestor precisa saber o motivo. Estabelecer a missão, os valores e visão do escritório garantem a formulação de um propósito, ou seja, o motivo de existir do negócio.
Você pode estar se questionando a relevância disso. Saiba que ter um propósito é essencial para descobrir exatamente onde o escritório quer chegar. Caso contrário, qualquer direção basta.
Objetivos e metas
Temos um propósito. Sabemos o porquê de o escritório existir e qual é sua visão de futuro, certo? Agora já podemos estabelecer objetivos e metas concretas que permearão a atuação da gestão.
Neste caso, vale lembrar que o objetivo é onde se deseja chegar e a meta corresponde às atitudes que devem ser colocadas em prática para atingir os objetivos.
Diagnóstico operacional, financeiro e humano
Este é um dos pilares mais importantes de uma gestão. O profissional precisa realizar um diagnóstico completo do escritório. Isso envolve analisar o cenário atual do escritório.
Por exemplo: quais são os processos operacionais do escritório? São eficientes? Como está a situação financeira do escritório? A equipe do escritório é produtiva? Essas são algumas perguntas que podem ajudar em um diagnóstico.
Estratégias
Feito o diagnóstico, o gestor já sabe o que precisa melhorar no escritório. A partir disso, ele consegue desenvolver estratégias que possam impactar de forma positiva.
Mensurar resultados
Os objetivos só podem ser alcançados quando o gestor consegue mensurar as metas. Sendo assim, ele deve determinar quais serão os indicadores, sejam financeiros ou humanos, que serão utilizados para avaliar a gestão.
Quais são os principais erros de gestão da advocacia?
Como humanos, tendemos a ser condicionados às atitudes muito parecidas. Essas atitudes podem ser inspirações ou até mesmo indicações sobre o que não devemos fazer, pois já sabemos que são erradas.
Por esse motivo, acreditamos que é relevante para o aprendizado dos advogados entender quais erros na gestão eles não devem cometer, como:
Negligenciar o relacionamento com o cliente
Um dos erros clássicos é focar a gestão em redução de custos, processos e esquecer como isso afetará o cliente. Devemos lembrar que cada atitude da gestão deve levar em consideração o cliente, afinal, ele é quem trará os recursos financeiros para o escritório.
Não desenvolver um planejamento financeiro
Cortar custos operacionais e humanos sem levar em consideração um planejamento é um erro que deve ser evitado. Cada decisão do gestor deve ser baseada em dados e relatórios que proporcione segurança.
Ignorar a necessidade de uma contabilidade
Este é outro erro clássico que acaba prejudicando o escritório. A contabilidade para advogados deve ser vista como uma aliada com estar em dia com as obrigações tributárias e também para encontrar possibilidades de economia financeira.
Negligenciar o bem-estar da equipe
A equipe, dentro de um escritório de advocacia, é essencial, pois ela tem contato direto com o cliente. Profissionais sobrecarregados ou em um ambiente tóxico tendem a ser menos produtivos e, obviamente, isso impactará no serviço prestado ao cliente.
Quais são as ferramentas de gestão na advocacia?
Bom, já explicamos o que é gestão, quais são seus pilares e quais erros não cometer, agora é hora de falar sobre modernização. Assim como qualquer área, a gestão também foi impactada pelas novas tecnologias e existem algumas tendências de ferramentas que podem ajudar no trabalho dos gestores.
Slack
Este aplicativo permite que a equipe possa se comunicar com mais facilidade e de uma maneira bem produtiva. Com ele, é possível criar grupos de cada setor do escritório.
Constructive Feedback
Uma equipe motivada é capaz de desenvolver trabalhos incríveis. Sendo assim, este aplicativo pode ajudar. Ele permite entender a opinião da equipe sobre trabalho de forma anônima e também permite enviar feedback para cada colaborador.
Agendor
O Agendor é uma plataforma de CRM que permite ao gestor organizar a sua rotina comercial.
SurveyMonkey
Esta ferramenta permite que o escritório possa avaliar o nível de satisfação dos clientes por meio de pesquisas.
Dicas para fazer uma boa gestão do escritório de advocacia
Como já abordamos, a gestão envolve alguns pilares que não podem ser deixados de lado.
No desenvolvimento desses pilares, cada escritório se deparará com um cenário diferente em relação às suas demandas de gestão. Contudo, algumas dicas servem para todos, independentemente das suas demandas na gestão.
Tenha o controle do fluxo de caixa
O controle do fluxo de caixa é uma demanda que não pode ser deixada de lado pelo gestor do escritório. O fluxo de caixa deve registrar cada entrada e saída de recursos financeiros para garantir um planejamento financeiro adequado.
Tenha um planejamento
Gestão sem planejamento não funciona. O profissional precisa planejar onde deseja chegar como o seu trabalho e isso envolve pesquisa, diagnóstico, objetivos e metas.
Desenvolva práticas para melhorar o relacionamento com cliente
O cliente deve sempre ser o foco do escritório. Um cliente satisfeito, além de ser retido, tem o poder de transmitir os serviços para outros potenciais clientes. Sendo assim, a gestão deve focar em desenvolver práticas no escritório que melhores a satisfação dos consumidores.
Modernize o escritório
O Direito ainda é um setor muito conservador nas mudanças tecnológicas, mas os escritórios que já entenderam que a tecnologia é uma aliada são muito mais produtivos e têm vantagens competitivas.
Contrate um contador
Como mencionamos, um dos principais erros dos advogados empreendedores é negligenciar a contabilidade. O resultado disso é multas por atrasos em impostos e gestão financeira pouco eficiente.
É fundamental entender que a contabilidade também é um dos pilares da gestão de escritório de advocacia. Mas se você ainda tem dúvida sobre isso, recomendamos a leitura dos seguintes artigos:
