Por quanto tempo devo guardar documentos fiscais e trabalhistas? Essa é uma dúvida comum de muitos empresários, afinal, em muitos casos, os documentos arquivados acabam sendo necessários para comprovar a regularidade da empresa com suas obrigações.
Diante da importância do tema e das dúvidas que costumam surgir, a Ativum Contabilidade decidiu preparar um conteúdo completo sobre o tema.
Continue conosco para conferir tudo que a nossa equipe separou para você, e guardar os documentos pelo tempo necessário para resguardar a sua empresa de problemas fiscais, trabalhistas e judiciais.
Por que é importante guardar documentos fiscais e trabalhistas?
Guardar documentos fiscais e trabalhistas é fundamental por várias razões, dentre as quais, podemos destacar:
- Conformidade legal: A legislação brasileira exige que certos documentos sejam mantidos por períodos específicos. Não cumprir essas exigências pode resultar em multas e outras penalidades.
- Auditorias e fiscalizações: Empresas podem ser auditadas pela Receita Federal ou por órgãos trabalhistas. Manter os documentos organizados facilita esse processo.
- Litígios: Em caso de disputas trabalhistas ou fiscais, ter os documentos adequados pode ser decisivo para o desfecho positivo do caso.
- Controle financeiro: Documentos fiscais são essenciais para a correta gestão financeira e contábil, permitindo um acompanhamento preciso das receitas, despesas e obrigações tributárias.
O que a legislação em vigor diz sobre a guarda de documentos fiscais e trabalhistas?
Existem diversos dispositivos na legislação em vigor que fazem alertas e exigências com relação a guarda de documentos fiscais e trabalhistas. Confira!
Art. 4º. O comerciante é ainda obrigado a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, a escrituração, correspondência e demais papéis relativos à atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial.
“Art. 1.194. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e demais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.”
“Art. 174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva.”
“Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.
§ único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.”
“Art. 37. Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.”
Tabela de prazos para guarda de documentos fiscais
Confira na tabela abaixo os prazos recomendados para a guarda de documentos fiscais:
| Documento | Prazo | Base Legal |
| Notas fiscais, recibos e extratos bancários | 5 anos | CTN, artigo 174 e 195 |
| Livros fiscais, obrigações acessórias e comprovantes de pagamento de tributos | 5 anos | CTN, artigo 174 e 195 |
| Livro Diário | Permanente | CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195; Código Civil, artigo 205 |
| Balancetes, balanços e Livro Razão | 10 anos | CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195; Código Civil, artigo 205 |
| Documentos e livros societários | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
Tabela de prazos para guarda de documentos trabalhistas
Confira na tabela abaixo os prazos para guarda de documentos trabalhistas:
| Documento | Prazo | Base Legal |
| Contratos de trabalho e fichas de registro de empregados | Permanente | CLT, art. 603 |
| Livro de Inspeção do Trabalho e CIPA | Permanente | CLT, art. 603 |
| Folhas de pagamento e respectivos documentos comprobatórios | 10 anos | Decreto nº 3.048/1999, art. 225, I e § 5º |
| Recibos de pagamento de salário, férias, adiantamento, 13º salário, atestados médicos, acordos de compensação e prorrogação de horas, autorização de descontos, livro de ponto, seguro-desemprego, etc. | 5 anos | CF, art. 7°, XXIX |
| Exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional | 20 anos | Portaria n° 3.214/78, NR 7 |
| Documentos relativos ao FGTS | 30 anos | Decreto n° 99.684/90 |
| Documentos relativos ao INSS | 5 anos | Súmula Vinculante n° 08 do STF e artigo 348, § 2° do Decreto n° 3.048/99 |
| Documentos relativos à Segurança e Saúde no Trabalho | 20 anos | NR 07, item 7.6.1.1 NR 01, item 1.5.7.3.3.1 |
| Mapa Anual de Acidente de Trabalho | 5 anos | Portaria n° 3.214/78, NR 4 |
| PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário e Comprovação de Entrega ao Trabalhador | 20 anos | Art. 284, § 9° da IN PRES/INSS n° 128/2022 |
| Rais | 5 anos | Artigo 152 da Portaria MTP n° 671/2021 |
Melhores práticas para o gerenciamento e a guarda de documentos fiscais e trabalhistas
Agora que você já sabe por quanto tempo deve guardar documentos fiscais e trabalhistas, é hora de conferir as melhores práticas para a gestão e arquivamento dos documentos.
- Digitalização e backup: Digitalize todos os documentos e mantenha backups em locais seguros. Isso reduz o risco de perda por danos físicos (incêndio, inundação) e facilita o acesso.
- Organização e classificação: Mantenha um sistema organizado para arquivar todos os documentos. Classifique-os por tipo e data, facilitando a localização quando necessário.
- Controle de acesso: Restrinja o acesso aos documentos sensíveis. Apenas pessoas autorizadas devem ter acesso a determinados tipos de documentos.
- Descarte seguro: Após o prazo legal de guarda, triture e descarte os documentos de forma segura, garantindo que informações confidenciais não sejam acessadas indevidamente.
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