Após passar por todos os trâmites burocráticos para abrir um escritório, é fundamental se manter em dia com o Fisco. Só que é justamente neste ponto que há muitas dúvidas. A maioria dos advogados e advogadas que acabam de abrir o escritório não sabem que existem diversas obrigações acessórias na advocacia.
Sem o conhecimento, esses profissionais correm o risco de manter o escritório em dívida com as informações exigidas pela Receita Federal e isso acarreta multas e penalizações que podem comprometer o exercício das atividades advocatícias.
Sabendo deste cenário, decidimos desenvolver um guia simples para quem acaba de abrir um escritório e deseja mantê-lo regulado.
O que são obrigações acessórias?
As obrigações acessórias são documentos nos quais os escritórios devem declarar informações solicitadas pelo Governo, em instância federal, municipal e estadual.
Essas informações, por exemplo, podem ser sobre impostos, atividade econômica e até sobre a parte trabalhista do escritório.
As obrigações podem ser mensais, trimestrais e até anuais, e o objetivo principal delas é fornecer informações para o Governo que são capazes de confirmar o pagamento dos tributos. Ou seja, podemos dizer que elas são essenciais para o processo de fiscalização e pagamento de tributos.
Qual é a diferença entre obrigações acessórias e obrigações tributárias?
Esta é uma dúvida comum, principalmente para quem acaba de abrir um escritório de advocacia. Assim, é necessário entender que as obrigações acessórias são informações que devem ser declaradas para que o Governo possa fiscalizar os pagamentos dos tributos.
Já as obrigações tributárias, como o nome indica, representam o pagamento do tributo, ou seja, pagamento de impostos, contribuições, taxas, etc. Alguns exemplos de obrigações tributárias são: IRPJ; IPI; CSLL; Cofins; PIS; CPP; ICMS e ISS.
Quais são as principais obrigações acessórias para advogados?
No momento de abrir o escritório, o profissional escolheu um regime tributário que determinará quais serão as obrigações acessórias. Vamos falar a seguir sobre as obrigações de cada regime, mas vale ressaltar que existem algumas que são obrigatórias para todos os regimes. Essas são:
- Escrituração Fiscal Digital (EFD)
- Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP/GFIP)
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
- Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Obrigações acessórias do Simples Nacional
Agora que você já sabe quais são obrigatórias para todos os regimes, é importante conhecer as específicas de um deles. No Simples Nacional, por exemplo, as obrigações acessórias que devem ser declaradas são:
Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS)
O DAS deve ser enviado anualmente. Ele é uma guia que unifica todos os impostos municipais, estaduais e federais e que deve ser paga pelos escritórios enquadrados no Simples Nacional.
Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
Os escritórios que fazem retenção direto da fonte (IRRF) precisam enviar o DIRF anualmente. Vale destacar que a DIRF é a declaração feita pela fonte pagadora, sendo assim, deve ser feita por quem efetua pagamentos e retém imposto de renda na fonte.
GFIP substituta por DCTFWeb
A guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviços e Informações da Previdência Social (GFIP) foi substituída pela Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb). Nesta declaração, o escritório deve apresentar as informações previdenciárias.
Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS)
A DEFIS é uma obrigação que deve ser declarada para informar a Receita Federal que o escritório recolheu os tributos no ano calendário anterior. Nesta declaração, o escritório informa dados, como: despesas, número de colaboradores, distribuição societária, entre outras.
E-Social
O E-Social não é exatamente uma obrigação acessória, mas o sistema no qual o escritório deve declarar diversas informações trabalhistas, como folha de pagamento etc. Além disso, com o sistema diversas obrigações acessórias foram substituídas, como CAGED; GFIP; RAIS; DIRF; CAT; PPP; MANAD e Livro de registros.
Obrigações do Lucro Presumido
O Lucro Presumido também é um regime que conta com suas obrigações acessórias exclusivas e que deve ser de conhecimento dos escritórios que são enquadrados nesse regime, como:
Declaração Eletrônica de Serviços (DES)
Nesta declaração, de instância municipal, o escritório deve declarar ao fisco o total de serviços prestados no mês.
GFIP substituta por DCTFWeb
Como mencionamos do item do Simples Nacional, a GFIP foi substituída por DCTFWeb para realizar a declaração das informações previdenciárias.
Escrituração Contábil Digital (ECD)
Os escritórios enquadrados no Lucro Presumido precisam reunir os documentos contábeis por meio da Escrituração Contábil Digital (ECD). As informações são enviadas para a Receita Federal e integram o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
A ECF é uma obrigação acessória que permite declarar todas as operações que influenciam a composição da base de cálculo e o valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF)
Assim como no Simples Nacional, os escritórios do Lucro Presumido também precisam declarar o DIRF, que se trata de uma declaração feita pela fonte pagadora.
Principais dúvidas sobre obrigações acessórias para advogados
Mesmo após ler todas as informações relevantes, sabemos que há ainda algumas dúvidas que podem surgir, principalmente para os advogados. Por isso, decidimos listar algumas delas para que você tenha uma melhor compreensão sobre o tema.
Quais são as obrigações principais para advogados?
As obrigações acessórias são definidas a partir do regime tributário no qual o escritório se enquadra. Contudo, há algumas obrigações que são comuns a todos os regimes, como:
Escrituração Fiscal Digital (EFD), Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP/GFIP), Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), Escrituração Contábil Fiscal (ECF), Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) e Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
Como funcionam as obrigações acessórias para sociedade unipessoal de advocacia?
As obrigações acessórias para sociedade unipessoal de advocacia são determinadas pelo regime tributário escolhido pelo escritório. No artigo, listamos as obrigações tanto para o Simples Nacional quanto para o Lucro Presumido.
Como escolher o enquadramento do regime tributário correto?
O regime tributário é escolhido no momento de abrir o escritório, mas ele não é imutável. Ao longo do exercício do escritório, ele pode ser alterado pelo empreendedor.
A escolha do enquadramento deve ser feita a partir de um minucioso planejamento financeiro, que deve levar em consideração o balanço patrimonial. Diante disso, a escolha do regime exige ajuda de um profissional contábil. Afinal, ele tem o conhecimento para garantir o melhor enquadramento.
Qual é o calendário de obrigações acessórias para advocacia?
Cada obrigação acessória tem um prazo e isso pode ser algo complicado, principalmente para advogados que enfrentam uma rotina de trabalho longa e que acabam não tendo tempo para focar na contabilidade do escritório.
Uma forma eficiente de lidar com isso é ter um cronograma de obrigações acessórias. O passo fundamental para criar o cronograma é conhecer a data de entrega de cada obrigação.
Por isso, abaixo apresentamos as datas que devem ser adicionadas na agenda. No entanto, vale destacar que os prazos podem sofrer alterações. Assim, anualmente é importante montar um novo calendário.
Obrigações acessórias mensais
- Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) – Prazo de entrega: 20 do mês seguinte;
- DCTFWeb – Prazo de entrega: até o dia 15 do mês seguinte;
- Declaração Eletrônica de Serviços (DES) – Prazo de entrega: até o dia 20 de cada mês;
Obrigações acessórias anuais
- Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) – Prazo de entrega: fevereiro (data deve ser observada no site da Receita);
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) – Prazo de entrega: março (data deve ser observada no site da Receita);
- Escrituração Contábil Digital (ECD) – Prazo de entrega: último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário da escrituração;
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF) – Prazo de entrega: até o dia 31 de agosto;
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): Prazo de entrega: até o dia 29 de abril pelos (data deve ser observada no site da Receita);
O que acontece ao não cumprir com as obrigações?
A não entrega das obrigações dentro dos prazos pode afetar de forma negativa o escritório. Isso porque, além de não se manter regularizado com a Receita, ele terá prejuízo financeiro com multas.
Como uma contabilidade para advogados pode ajudar?
A contabilidade para advogados permite que as obrigações acessórias sejam entregues dentro do prazo. Com isso, o advogado terá tempo para focar no que realmente importa: atender seus clientes.
O contador ficará responsável por reunir todas as informações do escritório para enviá-las dentro do prazo. Sendo assim, o escritório não terá problemas com multas.
Vale ainda destacar que o contador também pode desenvolver um planejamento tributário, que dentro da lei permite ao escritório reduzir de forma significativa o pagamento de impostos.
A Ativum Contabilidade, por exemplo, é composta por contadores especializados em atender advogados. O escritório é reconhecido por usar sua expertise e tecnologias com o propósito de não apenas cumprir burocraticamente os trâmites da contabilidade, mas buscar os melhores métodos para o crescimento eficiente dos escritórios de advocacia.
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