Novas tecnologias, mudanças no comportamento do consumidor e um mercado cada vez mais competitivo são alguns dos motivos pelos quais investir em uma boa gestão de clínicas médicas se tornou indispensável.
No entanto, quando observamos a realidade, é possível identificar uma falta de conhecimento sobre como atuar.
Uma pesquisa realizada pela TRIWI, consultoria especializada em marketing digital, entrevistou 15.360 empresas no país, e constatou que 67% dos empresários no Brasil não estão satisfeitos com a gestão da sua empresa.
Os dados promovam que é necessário mudar a forma de atuar. Para isso, o estudo sobre como aplicar uma gestão eficiente é fundamental. Pensando em quem deseja gerenciar bem sua clínica médica, aqui apresentamos informações que vão ajudar nessa jornada. Boa leitura!
As vantagens de investir em gestão de clínicas médicas
Para quem está iniciando no mundo da gestão de negócios, é fundamental entender o conceito e os benefícios concretos que ele pode oferecer à empresa.
Podemos definir o conceito de gestão como diversas ações realizadas de forma estratégica visando o melhor desempenho da organização.
“A utilização do modelo de gestão estratégica leva a empresa a realizar um diagnóstico situacional, destacando oportunidades e ameaças, bem como forças e fraquezas, a fim de cruzar estas realidades e descobrir suas interpelações”, explicam os autores José Vicente B. de Mello Cordeiro e Renato Vieira Ribeiro.
Eles ainda ressaltam que “a partir desse processo de autocrítica organizacional a empresa encontra· plenas condições de direcionar seu foco para o estabelecimento de visão de futuro, missão organizacional, desafios estratégicos e estratégias gerais que nortearão os rumos do negócio em curto, médio e longo prazo”.
Mas afinal, como isso impacta de forma positiva em uma clínica médica? De várias formas. Algumas delas:
Redução de gastos
Uma boa gestão implica em um controle financeiro eficiente que permite analisar os gastos de forma minuciosa e identificar os gastos desnecessários. Além disso, pode observar em quais setores é possível reduzir custos.
Aumento da produtividade
A gestão também envolve uma análise detalhada dos processos realizados em todos os setores. Com isso, será possível identificar quais podem ser melhorados para que haja um aumento da produtividade.
Inovação
A inovação é um caminho imprescindível para qualquer empresa, inclusive para uma clínica médica. Somente por meio da inovação que, atualmente, um negócio pode se manter competitivo no mercado. Para isso, a gestão deve investir em pesquisas, uso de novas tecnologias e investimento em treinamento dos colaboradores.
Como fazer uma gestão de clínica médica realmente eficiente?
Ao ler os benefícios que uma gestão pode oferecer ao seu negócio, você pode ter ficado em dúvida se a gestão que está aplicando realmente é eficiente, certo? Pode ser, por exemplo, que você não tenha conquistado ainda os benefícios citados e isso é realmente um problema.
A gestão, como já mencionamos acima, é um conjunto de ações estratégicas. Desta forma, não é somente controlar o fluxo de caixa. É muito mais que isso e deve se concentrar em todos os setores da clínica. Os elementos fundamentais são:
Diagnóstico inicial
Vamos a uma analogia para simplificar a importância do diagnóstico. Quando decidimos arrumar a casa de forma rápida e eficiente, devemos observar tudo o que precisa ser organizado, certo?
Para iniciar uma gestão eficiente, o processo é o mesmo. O diagnóstico inicial deve especificar o cenário financeiro atual da clínica, os principais problemas em cada setor etc. Com todas as informações catalogadas, o gestor poderá colocar seu plano em ação.
Estratégia para transformar
Pensando de forma ampla sobre o que é necessário melhorar, quais metas devem ser alcançadas para atingir determinados objetivos, o gestor deve pensar em estratégias de transformações.
Indicadores de desempenho
Eles são fundamentais para qualquer gestão, pois é por meio dos indicadores que o gestor saberá se suas ações estão dando os resultados necessários. Os indicadores podem ser definidos em diversas áreas, como financeira, atendimento, qualidade, etc.
Alguns dos indicadores mais importantes nas clínicas são: cancelamentos e faltas; produtividade; faturamento; taxa de permanência; taxa de retorno; retorno sobre o investimento (ROI) tempo de espera e novos pacientes.
As principais habilidades que um gestor de clínica médica
Muitas clínicas são gerenciadas por seus próprios donos. Esses, por sua vez, geralmente, são médicos. Não há problema que um médico gerencie seu negócio.
Só que ele deverá desenvolver algumas habilidades para que sua gestão seja feita de forma efetiva. Entre as habilidades mais relevantes estão:
Comunicação
Um gestor deve ter a capacidade de se comunicar com sua equipe de forma clara e assertiva. Não deve haver ruídos na comunicação. Ele deve ser capaz de se expressar com clareza e com respeito por qualquer colaborador.
Delegar tarefas
Assumir para si mesmo que não pode fazer tudo é o primeiro passo para delegar tarefas. Além disso, o gestor também precisará conhecer as habilidades de seus colaboradores para delegar cada tarefa para quem realmente terá a capacidade de desenvolvê-la com sucesso.
Líder que inspira
Para que as estratégias definidas pelos gestores tenham resultados positivos, ele precisará ser um líder, que além de comunicar bem suas ideias, inspire os colaboradores. Por isso, ele precisará ir além das palavras e se inspirar pela prática.
Gerenciar conflito
A capacidade de diálogo é algo fundamental para ser um bom gestor. Mediar conflitos, saber negociar são características que devem ser conquistadas.
6 dicas para melhorar a gestão de clínicas médicas
Para colocar em prática uma gestão eficiente, além de ter uma estrutura adequada (como mencionamos acima), também é importante levar em consideração algumas dicas. Aqui apresentamos cinco que consideramos muito relevantes.
1. Definir metas claras e alcançáveis
Um bom gestor sabe observar a realidade de forma racional. Isso significa que ele entende o cenário do seu negócio e quais são as estimativas de melhora em processos, aumento ou lucro ou melhora na produtividade.
Ele não pedirá, por exemplo, para uma equipe de cinco pessoas aumentar o número de atendimento em 50% quando a capacidade de mão de obra não comporta isso. Ele entenderá quais metas podem ser alcançadas de acordo com a realidade do negócio.
2. Ter uma contabilidade especializada
A contabilidade costuma ser negligenciada e o resultado disso é pagamento de impostos indevidos, problemas com o fisco e até desorganização financeira. Além de ajudar com a parte tributária, o contador é fundamental para que a clínica tenha uma vida financeira saudável.
3. Investir em capacitação dos colaboradores
Quem deseja uma clínica com práticas inovadoras, jamais deverá negligenciar a constante capacitação dos colaboradores. Afinal, são eles que estão na linha de frente do negócio. Justamente por isso são eles que precisam estar atualizados sobre as melhores práticas de suas funções.
4. Usar a tecnologia para melhorar processos
Atualmente, há diversos aplicativos e softwares desenvolvidos especificamente para consultório e clínicas. São ferramentas das mais variadas, desde atendimento ao paciente até o desenvolvimento de uma boa gestão financeira. O gestor deve se manter atualizado sobre essas ferramentas e aplicá-las ao cotidiano da clínica (quando necessário).
5. Oferecer atendimento humanizado
O consumidor mudou radicalmente nos últimos anos. Ele se tornou muito mais exigente ao escolher os serviços que contrata. Quando o assunto é atendimento médico, ele deseja um atendimento humano. Ele deseja ser paciente, e não cliente, e isso deve ser levado em consideração por qualquer gestor que deseja prosperar no mercado.
6. Otimizar processos operacionais
Sabemos que o atendimento clínico exige que o paciente passe por diversos processos, como cadastro na recepção, espera para ser atendido, realização de exames médicos etc. Dentro de todos esses processos, é fundamental que o gestor desenvolva práticas que possam garantir um atendimento rápido e de qualidade para o paciente.
Os principais erros de gestão de clínicas médicas
Ter conhecimento dos principais erros é um caminho relevante para não repetir o que muitos gestores fizeram. Por isso, decidimos apresentar os principais erros para que nossos leitores fiquem atentos no momento de desenvolver sua gestão.
Baixa qualidade no atendimento
Desde o momento que o paciente entra na clínica, ele deve se sentir bem com o atendimento recebido. A baixa qualidade impactará de forma negativa tanto na marca da clínica quanto na fidelização dos pacientes.
Desordem nas informações
Os dados do paciente, como prontuário, exames, laudos etc, precisam ser armazenados com segurança e organização. Já que o Conselho Federal de Medicina (CFM) exige que esses dados fiquem armazenados por, no mínimo, 20 anos. O gestor deve trabalhar para que as informações da clínica fiquem organizadas e armazenadas com segurança.
Não ter sistema de agendamento online
Com o avanço tecnológico, os pacientes querem um atendimento dinâmico e rápido. É por isso que a maioria das clínicas já contam com sistema de agendamento online. Além de oferecer um bom atendimento, o sistema garante que a agenda da clínica fique organizada.
Não contratar uma contabilidade especializada
Como mencionamos, a contabilidade é muito mais do que pagar impostos. Ela é indispensável para que haja economia financeira em tributos, com o planejamento tributário, também auxiliará com a gestão financeira.
Principais ferramentas para gestão de clínicas médicas
Atualmente, o mercado de ferramentas para gestão clínica médica oferece diversas soluções para o dia a dia e que permitem um atendimento de qualidade ao paciente. Aqui apresentamos algumas ferramentas que devem ficar no radar de um bom gestor:
Prontuário eletrônico
A ferramenta permite que o médico tenha todas as informações do paciente em um único documento. Com um histórico adequado, ele consegue oferecer um melhor atendimento.
Telemedicina
Após a pandemia, a telemedicina ganhou um espaço de destaque entre as clínicas médicas. Boa parte delas já oferecem esse serviço e aquelas que ainda não oferecem estão perdendo competitividade para os concorrentes.
Customer Relationship Management (CRM)
A Customer Relationship Management é uma ferramenta voltada para o relacionamento com o paciente e que garante sua fidelização.
Basicamente, a ferramenta permite que os dados dos clientes, bem como seu comportamento, fique disponível em um sistema que garante à equipe de marketing uma fonte de informação eficiente para manter o relacionamento com o paciente.
Sistema de agendamento online
O site da clínica deve oferecer um espaço para que o cliente possa agendar ou cancelar sua consulta com agilidade e segurança.
Como a contabilidade especialidade pode apoiar na gestão de clínicas médicas
Por fim, devemos novamente mencionar que a clínica médica terá uma melhor gestão ao contratar uma contabilidade.
Mas não qualquer contabilidade. É necessário que o escritório seja especializado em atender consultórios e clínicas médicas, já que isso garante um serviço de maior qualidade.
O contador apoiará o gestor desde o momento de abertura de CNPJ, até a declaração de impostos, pagamento de impostos. Ele também poderá ser um aliado ao oferecer uma consultoria financeira.
Se você é de São Paulo, recomendamos fortemente que conheça os serviços da Ativum Contabilidade. O escritório tem uma atuação destacada no mercado, pois é muito mais dos serviços contábeis tradicionais.
A Ativum utiliza expertise e tecnologias com o propósito de não apenas cumprir burocraticamente os trâmites da contabilidade, mas buscar os melhores métodos para o crescimento eficiente dos clientes.
Com atendimento humanizado, o escritório disponibiliza diversos canais de atendimento, respostas e resolução de dúvidas em até 30 minutos. Também disponibiliza diversas ferramentas para auxiliar os clientes na tomada de decisão e na resolução rápida dos problemas operacionais.
Entre em contato agora mesmo e tire duas dúvidas sobre como uma contabilidade especializada pode ajudar sua gestão de clínica médica!
